ОБЕСПЕЧИТЬ СОХРАННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ – ДЕЛО РУК…КОГО?
В ходе проведения проверок ряда организаций были выявлены нарушения, связанные с сохранностью документов. Об этом на информационном часе госадминистрации сообщила начальник архивного отдела госадминистрации г. Тирасполь Тамара Мокан.
Проблема
уже не раз выносилась на обсуждение
столичных властей. «Документы, содержащие ценную информацию, имеющую значение
для организации, её работников, граждан, общества в целом, должны сохраняться в
течение определённого периода, а наиболее важные и значимые – постоянно и вечно»,-
сказала руководитель архивной службы.
На сегодняшний день в Тирасполе зарегистрированы свыше 3,5 тысяч юридических лиц всех форм собственности. Но руководителями далеко не всех предприятий правильно оценивается роль и значение документов, а неразумная экономия и ряд других факторов (отсутствие специальных помещений под архивы, а также хранение документов совместно с посторонними предметами) приводят к их утрате. Так, из-за длительного нахождения в неприспособленных, сырых помещениях документы заводов им.Ткаченко и детского питания частично повреждены. Вследствие затоплений были уничтожены документы ООО «Автовнешэкономсервис» и муниципального предприятия ЖЭУК-1.
Каждое предприятие создает документы (так называемые «по личному составу»), подлежащие длительному хранению. К этой категории относятся документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, аттестацию, квалификацию, работу во вредных условиях, а также документы, связанные с авариями и несчастными случаями на производстве.
Сохранность данной категории документов – один из важных элементов социальной защиты граждан, получение ими социально-правовых гарантий, - отметила Тамара Мокану. Проверки показали, что на многих предприятиях обработка документов не производилась продолжительный период времени либо вовсе ею не занимались. Это такие организации, как «Агротехсервис», фабрика сувениров, электроаппаратный завод и большинство фирм и предприятий, которые были созданы в течение последних 20-ти лет.
Но, в то же время, заметила архивист, в городе есть предприятия, где проводится систематическая работа с документами, и сведения об их отъеме и создании новых вовремя подают в архив. Это «Тираслифт», УВКХ, физиотерапевтическая поликлиника, Тирастеплоэнерго. В единичных случаях, но общества с ограниченной ответственностью также уделяют внимание этой работе – это ООО «Шафран», ООО «Самшит», ООО«Лэйвис».
Особое внимание Тамара
Мокану обратила на операцию уничтожения
документов. «Практика показала, что
примеров халатного и невежественного 
отношения
к этому вопросу немало. Ни один документ, имеющий официальные реквизиты, не
может быть просто уничтожен без соответствующего оформления, уничтожаются не
бумаги, а информация, характеризующая различные стороны социальной жизни коллектива, предприятий и отдельных граждан».
Процесс приватизации выявил ряд негативных факторов. Произошло дробление в прошлом крупных комбинатов и объединений. В Тирасполе эта проблема наиболее актуальна, потому что долгое время в городе работали предприятия с многочисленными коллективами. Там применялись различные формы ведения бухгалтерской и кадровой документации. После приватизации вновь созданные организации ответственность за сохранность документов переложили на плечи государства. «Это в корне неверно, каждое предприятие у себя должно хранить документы», - считает руководитель архивной службы.
По её словам, ещё одним нарушением является то, что при реорганизации предприятия не оформляются приём и передача документации, что также зачастую приводит к утрате большей части документов.
Серьёзную тревогу у работников архивной службы также вызывает и исчезновение документов ликвидированных организаций. С началом перестроечной эпохи были созданы тысячи крупных и малых частных предприятий – кооперативов, из которых на сегодняшний день остались единицы. Многие из них прекратили своё существование, а документы, подтверждающие трудовую деятельность их работников, в своё время в архивы переданы не были.
Кроме того, в последние годы бурно протекала так называемая фактическая ликвидация фирм, когда увольнялись руководители, сотрудники, продавались помещения. Фактически предприятие прекращало свою деятельность, но юридически не было ликвидировано. Так, только за 2008 год по Тирасполю юридически прекратили своё существование 52 организации. Но документы к сдаче в архив предъявили только 12 предприятий. А что с документами остальных 40 предприятий? Многие руководители уходят от решений этого социально-значимого вопроса, а то и вовсе избавляются от документов, видя в них лишь досадную помеху.
«При всех сложностях, отсутствии средств, свободных офисных помещений, специалистов, сохранность документов должна находиться на личном контроле руководителя»,- подчеркнула Тамара Мокану. В соответствии с правовыми актами, действующими на территории ПМР, именно руководители предприятий, организаций и учреждений, независимо от форм собственности, несут персональную ответственность за нарушение правил документирования и архивного хранения.
Ежегодно в архив обращаются десятки граждан в надежде отыскать документы, подтверждающие их трудовую деятельность. «Однако результативность поиска зависит не только от работников архива»,- заметила руководитель архивного отдела. Зачастую при исполнении запросов специалисты сталкиваются с фактами грубых нарушений ведения кадровой и бухгалтерской документации, и, как следствие, прямого нарушения прав человека. «Это свидетельствует о том, что некоторые хозяйствующие субъекты из-за уклонения от налоговых платежей, прибегают к нечистоплотности во взаимоотношениях со своими работниками»,- добавила Тамара Мокану.
В целях социально-правовой защиты граждан, а также обеспечения сохранности и предотвращения утраты документов ликвидированных организаций, с 2001 года на территории ПМР начали создаваться межведомственные архивы по личному составу. В Тирасполе комплектование межведомственного архива началось в 2005 году. На сегодняшний день, по словам Тамары Мокану, приняты документы 87 ликвидированных юридических лиц всех форм собственности.